EFC Engenheiros Financeiros & Consultores

A IMPORTÂNCIA DE CONTROLES INTERNOS ADEQUADOS

OPNIÃO

A IMPORTÂNCIA DE CONTROLES INTERNOS ADEQUADOS

Semana iniciada em 18_09_2017

A importância de Controles adequados em  empresas, bancos e consórcios.

Assista meu vídeo no link:  https://www.youtube.com/watch?v=8T6nGFf4d4Y  

Em minha longa experiência de mais de 50 anos de profissão, quer como engenheiro, quer como consultor de empresas, de bancos, de consórcios, tenho visto muitas falhas terríveis que acabaram com grupos empresariais, destruindo carreiras e mesmo vidas. E em minhas observações de mais de meio século, a ausência, quer proposital, quer por desconhecimento, quer por mera negligência de adequados controles certamente é um dos fatores causadores desses estragos. Vi grandes, médios e pequenos bancos falirem, roubando preciosas poupanças de incautos. Vi consórcios desviarem recursos das contas dos grupos de consorciados para as contas das administradoras, fraudando os sistemas legais. Vi empresas falirem por falhas de controles, surpreendendo seus sócios quando o estrago já era incontornável. Daí o interesse que tenho em estudar o tema dos sistemas de controle, inicialmente do ponto de vista conceitual. Do ponto de vista policial, voltaremos em outro dia para mais detalhes.

Sem querer ser professoral, me permito recapitular aqui quatro diferentes conceitos do que vem a ser a função controle, imaginando que dessa maneira posso estar sendo útil para meus leitores.

Começo por um velho conhecido dos estudiosos de administração: o conceito de “controle” na literatura de administração surge em 1916 com Henry Fayol[1], reconhecido como “pai das teorias clássicas de administração”:  Fayol definiu “controle” da seguinte maneira:

“O controle de um empreendimento consiste em ver que tudo esteja sendo desenvolvido de acordo com o plano no qual ele foi concebido, em ver que as ordens que foram dadas e os princípios sobre os quais ele foi baseado estão sendo implementados. O seu objetivo é assinalar os erros de modo que eles possam ser retificados e prevenidos de que não mais ocorram”[2].

Então, Fayol faz uma ligação entre controle e o plano, de modo a verificar se as ordens e princípios que fundamentaram o plano estão sendo obedecidos.

O segundo conceito de controle aparece bem mais tarde, com Harold Koontz (1909-1984) que era um teórico organizacional americano, professor de administração de empresas na Universidade da Califórnia, em Los Angeles, e consultor de muitas das maiores organizações empresariais da América. Ele é co-autor do livro “Princípios de Gestão” escrito com Cyril J. O’Donnell; o livro vendeu cerca de dois milhões de cópias e foi traduzido para 15 idiomas.

Harold Koontz definiu controle da seguinte maneira:

“Controlar é a ação de medir e corrigir o desempenho, a fim de assegurar que os objetivos da empresa e os planos concebidos para alcançá-los são realizados”.

A definição de Harold Koontz, escrita mais de cinquenta anos após o livro de Fayol, traz o aprimoramento do conceito de controle ao incorporar a ideia de correção do desempenho, ou seja, promove a ligação entre a ação e sua verificação. Mas, ao mencionar desempenho, subentende a existência de um padrão de referência, ou seja, a existência de uma meta.

O nosso terceiro conceito de controle aparece com o professor Louis Allen e é derivado de seu livro “Professional Management” escrito em 1964. Em 1969 Louis Allen recebe o prestigioso prêmio “McKinsey Award” pelo seu livro que contém os resultados de 20 anos de investigação. Em tradução, “Gestão Profissional, ” publicado em 1964.

Louis Allen deixou uma mensagem que, 52 anos após ter sida escrita, permanece viva como se citada agora:

“O administrador profissional é um novo tipo de pessoa destinada a preencher seu lugar como se fosse um cientista e um educador na formação da sociedade do futuro. Ele atua como um especialista que assume um trabalho complexo, difícil, exigente e muito demandante do tipo de trabalho que executa. O papel do administrador profissional é crítico e seu potencial é ilimitado. Nos anos futuros, a competência na gestão das empresas marcará a diferença entre os líderes e os que apenas tocam as coisas. Isso será verdade não apenas em negócios, mas também nas atividades governamentais e nas de educação, e em todas as situações nas quais as pessoas desejarem maximizar seus esforços para benefícios comuns” (“The Management Profission,” McGraw-Hill, 1964)[3]

A definição do professor Allen sobre “controle” é a seguinte:

“Controlar é uma ação que se compõe de três verbos ou sub ações:  medir, avaliar e regular o trabalho em curso”.

Notar que Allen coloca uma variável dinâmica, ao dizer que a ação de controle, além de necessitar de medições e de avaliações das medidas efetuadas (o que significa compara-las com os planos) possui o terceiro verbo, o de “regular” o trabalho em curso, ou seja, em plena execução. Allen acrescentou um elemento adicional aos conceitos anteriores, o da dinâmica das ações em curso.

Louis Allen chamou essa eliminação dos desvios de “regulação”, ou seja, as ações que visam fazer com que o curso da ação de volta ao seu leito correto. A palavra “regulação” tem o sentido de corrigir anormalidades, isto é, restaurar, através de ações adicionais, o caminho ao objetivo almejado. Esse sentido dá à definição de controle uma ideia de um ciclo dinâmico, continuo, e, portanto, não estático.  A sequência “medir”, “avaliar” e “regular” é seguida por nova medida, nova avaliação e nova regulação, de modo ininterrupto, até que o objetivo visado seja atingido adequadamente.

Nosso quarto conceito sobre a função controle nos leva para a ideia de holismo, ou seja, nos convida a examinar o todo, composto de muitas partes que se integram. Quem introduziu esse conceito

A chamada Teoria de Sistemas representa a mais avançada abordagem para o conceito de controle. Essa teoria se origina com um biologista nascido em Viena, na Áustria, em 1901[4], chamado Ludwig von Bertalanffy[5], criado no meio de cientistas, artistas, paleontologistas.

Sua tese de doutoramento foi sobre a filosofia de Gustav Theodor Fechner, que acreditava que o universo seria um sistema vivo existente em um nível mais elevado do que o ser humano e governado por leis de causalidade, estabilidade e repetição.

As empresas são sistemas complexos, e tais como o corpo humano, se compõem de muitas áreas, que funcionam por múltiplas e dinâmicas relações entre si:  a produção depende de suprimentos, vendas depende da produção, finanças precisa de vendas, e o conjunto precisa de lucros para sobreviver. E o conjunto precisa ser dirigido com sabedoria e com controles dinâmicos, abrangentes e precisos, cobrindo todas as áreas dinamicamente.

Portanto, para von Bertalanffy controle deve ser pensado como um sistema contínuo, que possui múltiplas medidas que realimentam múltiplas entradas, de um modo incessante, com o nome clássico de “feed back” ou em português, realimentação contínua.

Um moderno sistema de controles dos aviões está constantemente medindo tudo e realimentando seus computadores com as novas séries de medidas. Tratam-se de sistemas abertos, que interagem continuamente com o meio ambiente e continuamente reprogramando suas variáveis.

Essa é a ideia moderna de ver as empresas, como sistemas abertos, interagindo continua e dinamicamente com seu público, seus concorrentes, o governo, as áreas funcionais internas, etc.

A consequência prática desse estudo é minha usual recomendação para que as empresas de negócios, quer sejam financeiras, industriais ou de serviços, adotem um sistema integrado, e não separarem em sistemas “desintegrados”, por exemplo mantendo a contabilização fiscal e tributária independente de outros sistemas.  A integração é cara, mas extremamente eficaz quando bem implementada.

O pior erro em gestão de empresas, é ter muitas áreas estanques, como verdadeiros feudos, centros pessoais de poder, isolados das demais, não fornecendo informações e não se relacionando com as demais a não ser de modo mínimo.


[1] Henri Fayol nasceu em um subúrbio de Istambul, Turquia, em 1841. Seu pai era um engenheiro, foi nomeado supervisor de construção para a construção e pontes. A família se mudou para a França em 1847, onde Henri Fayol estudou na ‘Ecole Nationale Superieure des Mines’ em Saint-Etienne”,  e se graduou em Engenharia de Minas. Fonte,  http://www.toolshero.com/toolsheroes/henri-fayol/

[2] Definição obtida em https://en.wikipedia.org/wiki/Control_(management) e traduzida pelo autor.

[3] O texto em inglês é o seguinte: “The manager is a new kind of professional, destined to take his place with the scientist and the educator in shaping the society of the future. Expert in a complex, difficult, and most demanding kind of work, the role of the professional manager is critical and his potential is unlimited. In the years ahead, competence in management will mark the difference between the leaders and the also-rans. This will hold true not only in business, but also in government and education, and in all those situations in which people wish to maximize their efforts for their common benefit.” (“The Management Profession,” McGraw-Hill, 1964)

[4] Von Bertalanffy faleceu em 1972 nos Estados Unidos.

[5] Fonte, paper da Universidade de Alberta, código CSR Working Paper No. 89-2 que pode ser encontrada em pdf no link  http://www.richardjung.cz/bert1.pdf